Un logiciel d'affrètement est un outil de gestion, généralement un TMS (Transport Management System), qui centralise la cotation, le carnet de transporteurs, le suivi des expéditions, les documents de transport et la facturation, tout en calculant la marge entre le prix d'achat et le prix de vente. Le bon choix dépend de votre volume de dossiers, du nombre d'utilisateurs et de votre besoin d'intégration avec une bourse de fret. Ce guide compare les fonctions, les critères et les types de solutions, sans superlatif, pour décider sur des bases factuelles.
Qu'est-ce qu'un logiciel d'affrètement ?
Un logiciel d'affrètement est une application qui pilote l'activité de commissionnaire de transport : organiser le déplacement de marchandises en sous-traitant la traction à des transporteurs, tout en restant responsable vis-à-vis du client. Il couvre le cycle complet d'un dossier, de la demande de prix jusqu'à la facturation, et sécurise le suivi de la marge. C'est l'équivalent métier d'un TMS orienté achat-revente de transport.
Le métier d'affréteur relève du statut de commissionnaire de transport, encadré par le Code des transports en France. L'affrètement porte sur « tout ou partie d'un camion » : un demi-plancher, un plancher partiel ou un véhicule complet selon le besoin. Pour le transport routier international, le contrat est régi par la convention CMR. Un logiciel adapté doit donc savoir gérer ces documents contractuels et la traçabilité associée. Pour comprendre le cadre global, consultez le pilier affrètement.
Les fonctions clés d'un TMS affrètement
Les fonctions clés d'un TMS affrètement sont la cotation, le carnet de transporteurs, le suivi des statuts, la gestion documentaire (lettre de voiture CMR), la facturation et le calcul de marge achat/vente. Un outil complet relie ces briques pour qu'une cotation acceptée devienne automatiquement un dossier exécutable, puis une facture, sans ressaisie. C'est cette continuité qui fait gagner du temps par dossier.
- Cotation et devis : saisir un besoin (origine, destination, type de camion, volume) et produire un prix de vente argumenté, à partir de coûts d'achat ou de grilles partenaires.
- Carnet de transporteurs : base centralisée des affréteurs partenaires, avec leurs zones, leurs spécialités (bâché, frigo, plateau) et leurs documents (licence, assurance).
- Suivi des statuts : étapes du dossier (en attente, validé, en transit, livré) et événements clés, idéalement en temps réel.
- Documents et CMR : génération de la lettre de voiture, des confirmations d'affrètement et des bons de commande transporteur.
- Facturation : édition des factures client et rapprochement des factures transporteur.
- Marge achat/vente : écart entre le prix payé au transporteur et le prix facturé au client, calculé par dossier et consolidé sur la période.
Pour les envois standardisés, ces logiques rejoignent celles de la messagerie palettisée. La frontière entre les deux approches est détaillée dans le guide messagerie vs affrètement.
Critères de choix : tableau comparatif
Le choix d'un logiciel d'affrètement se décide sur quelques critères structurants : mode de déploiement (web ou installé), intégration éventuelle à une bourse de fret, finesse de la gestion de marge, gestion multi-utilisateurs et modèle de prix. Aucun outil n'est « le meilleur » dans l'absolu : le bon choix est celui qui correspond à votre volume et à votre organisation.
| Critère | À vérifier | Pourquoi c'est important |
|---|---|---|
| Web (SaaS) ou installé | Accès navigateur, mises à jour automatiques, mobilité | Le SaaS limite la maintenance interne ; l'installé peut rassurer sur la maîtrise des données |
| Intégration bourse de fret | Connecteur ou export vers une plateforme de fret | Facilite la recherche de capacité sans double saisie |
| Gestion de la marge | Calcul achat/vente par dossier, alertes, consolidation | La marge est le cœur économique du commissionnaire de transport |
| Multi-utilisateurs et droits | Comptes séparés, rôles, traçabilité des actions | Indispensable dès qu'une équipe traite les dossiers |
| Documents et conformité | Lettre de voiture CMR, confirmations, archivage | Sécurise la relation contractuelle et les litiges |
| Modèle de prix | Abonnement par utilisateur, par dossier, ou licence + intégration | Le coût total dépend du volume réel, pas seulement du tarif affiché |
| Support et déploiement | Délai de mise en route, formation, assistance | Un outil mal pris en main reste sous-utilisé |
Au moment de comparer, demandez systématiquement une démonstration sur vos propres cas (un envoi de demi-plancher, un complet de ~33 palettes Europe en semi de 13,6 m de plancher) plutôt qu'une présentation générique. Vous verrez vite si l'outil colle à votre réalité.
Types de solutions (et limites du tableur)
Quatre familles de solutions cohabitent : les TMS généralistes, les modules d'affrètement intégrés à un ERP, les plateformes en ligne spécialisées et le tableur. Chaque option répond à un niveau de maturité et de volume différent. Le tableur reste le point de départ le plus courant, mais il montre rapidement ses limites quand l'activité se structure.
- TMS généralistes : couvrent un large périmètre (messagerie, lots, affrètement, parfois entrepôt). Puissants mais souvent plus longs à paramétrer.
- Modules d'affrètement (ERP) : brique transport ajoutée à un système de gestion existant. Cohérence comptable, mais ergonomie parfois moins spécialisée.
- Plateformes en ligne spécialisées : orientées cotation et exécution, déployées rapidement, accessibles au navigateur.
- Tableur (Excel, Sheets) : flexible et gratuit au démarrage, mais sans suivi temps réel ni automatisation des documents.
Les limites du tableur deviennent visibles dès que le volume monte : pas de mise à jour de statut partagée, risque d'erreur de saisie sur les marges, absence d'historique structuré et difficulté à travailler à plusieurs sur le même dossier. Pour trouver de la capacité, un tableur ne se substitue pas non plus à une bourse d'affrètement ni aux méthodes décrites dans trouver du fret et de la traction.
FreightMaster : cotation et affrètement en ligne
FreightMaster est une plateforme en ligne du réseau InXpress qui combine deux logiques dans une même interface : la cotation et la réservation de messagerie palettisée en quelques clics (comparaison de plusieurs transporteurs majeurs : DHL Freight, XPO, DGS, DB Schenker, Geodis, France Express) et un module de demande de cotation d'affrètement pour les envois volumineux confiés à un réseau de transporteurs et d'affréteurs partenaires.
Concrètement, pour un envoi palettisé standard, le tarif s'obtient en ligne sans échange préalable. Pour un besoin d'affrètement (demi-plancher, plancher partiel ou camion complet), la demande de cotation passe par un formulaire dédié, traité par un interlocuteur qui propose un prix sur mesure. L'assurance ad valorem optionnelle se calcule à 0,8 % de la valeur déclarée des marchandises.
Demander une cotation d'affrètement
Pour un envoi en demi-plancher, plancher partiel ou camion complet, décrivez votre besoin et créez votre compte en une seule soumission : Demander une cotation d'affrètement.
Contact direct : Martin Nivel — 06 77 92 75 65 — martin.nivel@inxpress.com.
Pour situer cet outil dans votre organisation, comparez d'abord vos besoins réels (volume mensuel, nombre d'utilisateurs, intégration à une bourse) aux critères du tableau ci-dessus. Un logiciel n'est qu'un moyen : il sert votre capacité à trouver le bon transporteur au bon prix et à suivre vos marges.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel d'affrètement ?
Un logiciel d'affrètement est un outil de gestion, souvent un TMS (Transport Management System), qui centralise la cotation, le carnet de transporteurs, le suivi des statuts, les documents de transport (lettre de voiture CMR) et la facturation. Il calcule aussi la marge entre le prix d'achat au transporteur et le prix de vente au client.
Tableur Excel ou logiciel dédié pour l'affrètement ?
Un tableur convient pour quelques opérations par mois. Au-delà, il atteint ses limites : pas de suivi temps réel, pas de génération automatique des documents, risque d'erreur de saisie et absence d'historique structuré. Un logiciel dédié réduit le temps de traitement par dossier et sécurise le calcul de marge.
Combien coûte un logiciel d'affrètement ?
Ordre de grandeur indicatif : les solutions en ligne (SaaS) se facturent souvent par utilisateur et par mois, de quelques dizaines à quelques centaines d'euros mensuels selon les modules. Les TMS installés impliquent une licence plus un coût d'intégration. Demandez toujours un devis : le prix dépend du volume et des connecteurs.
Quelle différence entre un TMS et une bourse de fret ?
Un TMS gère le cycle complet d'un dossier transport (cotation, exécution, documents, facturation). Une bourse de fret est une place de marché qui met en relation chargeurs et transporteurs pour trouver du fret ou de la capacité. Les deux sont complémentaires : la bourse sert à trouver, le TMS à gérer.
Faut-il un logiciel pour démarrer l'affrètement ?
Non, on peut démarrer avec un tableur et un carnet de contacts. Un logiciel devient utile quand le volume augmente ou quand plusieurs personnes traitent les dossiers. L'essentiel au départ reste le statut de commissionnaire de transport, l'assurance responsabilité et un réseau de transporteurs fiables.
Un logiciel d'affrètement gère-t-il aussi la messagerie palette ?
Cela dépend de la solution. Certaines plateformes couvrent à la fois la messagerie palettisée (cotation instantanée multi-transporteurs) et la demande de cotation d'affrètement pour les envois volumineux. C'est le cas de FreightMaster, qui combine les deux logiques dans une même interface.
Prêt à obtenir votre devis en 30 secondes ?
Comparez les tarifs des 6 transporteurs partenaires pour votre envoi de palette.