Voor een palletzending tussen Nederland of België en Frankrijk hebt u drie soorten documenten nodig: de CMR-vrachtbrief als vervoersbewijs, een handelsfactuur of pakbon met de aard en de waarde van de goederen, en de btw-gegevens van beide partijen. Douaneformaliteiten zijn er niet; accijnsgoederen en gevaarlijke stoffen vragen wel extra papieren.
Welke documenten hebt u nodig voor een zending van of naar Frankrijk?
Voor een gewone zending volstaan drie soorten: het transportdocument, de handelsdocumenten en de fiscale gegevens. De CMR-vrachtbrief reist mee met de goederen, de factuur of pakbon beschrijft wat er in de dozen zit, en de btw-identificatienummers van beide partijen maken een correcte facturatie mogelijk, in beide richtingen.
Tussen twee lidstaten van de Europese Unie is er geen douaneaangifte en zijn er geen invoerrechten. Alleen gereglementeerde goederen vragen extra papieren: accijnsproducten, gevaarlijke stoffen onder ADR, dierlijke producten en afvalstoffen. Buiten de Unie, bijvoorbeeld naar Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk, zijn douaneformaliteiten verplicht en vallen de kosten buiten de online prijs.
De CMR-vrachtbrief: wat het is en wie hem invult
De CMR-vrachtbrief is het transportdocument van het internationale wegvervoer, gebaseerd op het CMR-verdrag. Hij vermeldt afzender, ontvanger, vervoerder, plaats en datum van laden en lossen, en de aard en het gewicht van de goederen. Bij een online boeking wordt hij opgesteld op basis van uw gegevens; als afzender blijft u verantwoordelijk voor de juistheid.
Er zijn doorgaans drie exemplaren: één voor de afzender, één dat met de goederen meereist voor de ontvanger, en één voor de vervoerder. Het exemplaar dat bij levering wordt afgetekend, is uw vervoersbewijs. Vraag het altijd op en bewaar het bij uw verkoopfactuur.
De vakken van de CMR die het vaakst fout gaan
Een CMR wordt zelden helemaal verkeerd ingevuld, maar bijna altijd onvolledig. Het zijn steeds dezelfde vakken die achteraf problemen geven, meestal wanneer er schade is vastgesteld of wanneer een btw-controle bewijs vraagt dat de goederen Nederland of België werkelijk hebben verlaten en in Frankrijk zijn geleverd.
- Ontvanger en losadres: de werkelijke losplaats, niet het factuuradres.
- Aantal colli en gewicht: moeten overeenkomen met wat werkelijk wordt geladen.
- Aard van de goederen: een concrete omschrijving, geen vage verzamelterm als goederen.
- Datum en plaats van laden: essentieel voor uw btw-dossier.
- Handtekening en stempel bij lossen: zonder aftekening geen bewijs van levering.
Opmerkingen bij laden en lossen: uw enige bewijs
Wie zonder opmerking aftekent, bevestigt dat de goederen in goede staat zijn aangekomen. Licht uw ontvanger daarom vooraf in: hij moet de colli tellen, de folie en de hoeken controleren en elke afwijking concreet op de CMR noteren, met datum. Een vage vermelding heeft nauwelijks waarde bij een claim.
e-CMR: waar staan we vandaag?
De elektronische vrachtbrief heeft dezelfde juridische waarde als de papieren versie in de landen die het aanvullende protocol hebben bekrachtigd, waaronder Nederland, België en Frankrijk. In de praktijk werkt niet elke vervoerder ermee. Wordt uw zending elektronisch afgetekend, dan ontvangt u een digitaal document met dezelfde bewijskracht.
Factuur, pakbon en paklijst
De handelsfactuur of pakbon reist mee en beschrijft de goederen, het aantal colli en de waarde. Bij een zending met verschillende artikelen voegt u het best een paklijst toe, zodat de ontvanger zonder uitpakken kan controleren of alles er is, en de vervoerder weet wat hij vervoert.
In welke taal stelt u uw factuur op?
In Nederland mag u factureren in de taal die u en uw klant gebruiken; de Belastingdienst kan wel om een vertaling vragen. In Vlaanderen gelden bijzondere taalregels voor ondernemingen: laat uw boekhouder bevestigen welke taal uw factuur moet hebben. Een Franse of Engelse vertaling meesturen voorkomt discussies bij levering.
Incoterms 2020 in de praktijk: EXW, FCA, DAP en DPU
Een Incoterm bepaalt wie het transport regelt en betaalt, en waar het risico op de goederen overgaat van verkoper naar koper. Vier regels dekken bijna al het wegvervoer binnen de Europese Unie: EXW af fabriek, FCA vrachtvrij tot vervoerder, DAP geleverd ter bestemming en DPU geleverd en gelost.
Wie betaalt wat? Overzicht per Incoterm
De tabel toont wie in de gangbare gevallen laadt, betaalt en lost. Let vooral op DAP: de verkoper betaalt het transport tot aan de klant, maar het lossen blijft voor de koper. Dat verschil verklaart de meeste discussies over een laadklep of een heftruck bij levering.
| Incoterm | Laden bij vertrek | Hoofdtransport | Lossen bij aankomst | Typisch gebruik |
|---|---|---|---|---|
| EXW | Koper | Koper | Koper | Koper laat ophalen bij de leverancier |
| FCA | Verkoper | Koper | Koper | Verkoper laadt, koper regelt de rit |
| DAP | Verkoper | Verkoper | Koper | Meest gebruikte regel voor levering in Frankrijk |
| DPU | Verkoper | Verkoper | Verkoper | Levering inclusief lossen, bijvoorbeeld op een bouwplaats |
Uw Incoterm en de richting van uw zending
De Incoterm bepaalt wie het transport boekt, en dus in welke richting u de prijs berekent. Verkoopt u DAP aan een Franse klant, dan kiest u “Naar Frankrijk”. Koopt u EXW of FCA bij een Franse leverancier, dan kiest u “Vanuit Frankrijk”. Twijfelt u bij een offerteaanvraag, laat het veld Incoterm dan leeg: wij adviseren u.
Intracommunautaire levering: btw tegen 0 % en de voorwaarden
Verkoopt u goederen aan een btw-plichtige onderneming in een andere lidstaat, dan is dat een intracommunautaire levering: u factureert zonder btw en uw klant geeft de verwerving aan in zijn eigen land. Twee voorwaarden zijn hard: een geldig btw-identificatienummer van de klant en bewijs dat de goederen uw land hebben verlaten.
Btw op de transportdienst zelf
Wij factureren het transport. Een bedrijf dat buiten Frankrijk is gevestigd, wordt gefactureerd en afgerekend exclusief btw, zonder Franse btw: binnen de Europese Unie wordt de btw verlegd en geeft u die aan in uw eigen aangifte; buiten de Unie is geen Franse btw verschuldigd. Daarom wordt bij het aanmaken van uw account uw btw-identificatienummer gevraagd.
Het btw-identificatienummer van uw klant controleren in VIES
VIES is de Europese databank waarin u nagaat of een btw-identificatienummer geldig en actief is voor intracommunautaire handelingen. Controleer het nummer van uw Franse klant vóór de eerste levering en bewaar het resultaat. Met een ingetrokken of ongeldig nummer mag u niet tegen 0 % factureren.
Accijnsgoederen: wijn, bier en sterke drank
Voor wijn, bier, sterke drank en tabak gelden aparte regels. Deze goederen reizen met een elektronisch geleidedocument via het Europese controlesysteem voor accijnsgoederen, en de accijnzen worden in het land van bestemming afgerekend. Gaat het om drank, vermeld dat dan vooraf: niet elk netwerk accepteert accijnsgoederen.
Checklist: klaar om te verzenden?
Loop deze punten na voordat de chauffeur komt. Ze kosten u enkele minuten en voorkomen de klassieke problemen: een geweigerde levering, een verkoopfactuur die bij de boekhouding blijft hangen of een schadedossier zonder bewijs. Bewaar alles per zending samen in hetzelfde dossier, digitaal of op papier.
- Btw-identificatienummer van de klant gecontroleerd en bewaard.
- Factuur of pakbon opgemaakt, met een concrete omschrijving van de goederen.
- CMR gecontroleerd: adressen, aantal colli, gewicht, aard van de goederen.
- Bijzondere documenten klaargelegd voor accijnsgoederen of ADR.
- Ontvanger ingelicht over de leveringsdag en over aftekenen met opmerkingen.
- Afgetekende CMR opgevraagd en samen met de factuur bewaard.
Bereken de prijs van uw zending
FAQ
- Is een CMR verplicht voor transport binnen de Europese Unie?
- Het CMR-verdrag is van toepassing zodra de plaats van laden en de plaats van lossen in twee verschillende landen liggen. Het ontbreken van het document maakt het vervoer niet ongeldig, maar u verliest uw belangrijkste bewijsstuk bij schade en bij een btw-controle. In de praktijk werkt elke professionele vervoerder met een CMR.
- Moet mijn factuur voor een Franse klant in het Frans zijn opgesteld?
- Niet noodzakelijk. In Nederland mag u factureren in de taal die u en uw klant gebruiken; de Belastingdienst kan wel om een vertaling vragen. In Vlaanderen gelden bijzondere taalregels, dus laat uw boekhouder dat bevestigen. Veel exporteurs sturen een Franse of Engelse versie mee voor de boekhouding van hun klant: commercieel telt vooral dat die de factuur begrijpt.
- Wat betekent DAP precies?
- DAP betekent geleverd ter bestemming: de verkoper draagt de kosten en het risico tot het afgesproken losadres, maar het lossen blijft voor rekening van de koper. Heeft uw klant geen heftruck of laadperron, dan moet iemand een laadklep regelen. Wordt dat niet vooraf afgesproken, dan blijft de vrachtwagen geladen staan.
- Wat als de CMR bij levering niet is afgetekend?
- Dan hebt u geen bewijs dat de goederen zijn aangekomen. Dat weegt op twee vlakken: bij een schadeclaim staat u zwak, en bij een btw-controle mist u het gebruikelijke bewijs voor een intracommunautaire levering tegen 0 %. Vraag daarom na elke levering systematisch het afgetekende exemplaar op.
- Heb ik douanedocumenten nodig voor Frankrijk?
- Nee. Nederland, België en Frankrijk zijn lidstaten van de Europese Unie, dus voor gewone handelsgoederen zijn er geen aangifte en geen invoerrechten. Alleen accijnsgoederen, gevaarlijke stoffen onder ADR, dierlijke producten en afvalstoffen volgen bijzondere procedures. Buiten de Unie, bijvoorbeeld naar Zwitserland of Noorwegen, is douane wel verplicht.