Kort svar: fyra dokument räcker för de flesta pallsändningar inom EU
En pallsändning inom EU kräver tre familjer av dokument: transportdokumentet, som är CMR-fraktsedeln; de kommersiella dokumenten, handelsfaktura och packlista, som identifierar godset och dess värde; och de skattemässiga uppgifterna, VAT-nummer och fakturatext, som gör affären korrekt mellan två medlemsländer. Incotermen binder ihop dem genom att ange vem som gör vad.
CMR-fraktsedeln: vad den är och när den gäller
CMR är fraktsedeln för internationell vägtransport, reglerad av CMR-konventionen och i Sverige av lagen om internationell vägtransport. Den bekräftar transportavtalet, beskriver det gods som lämnats till transportören och fungerar som bevis vid både hämtning och leverans. Den fastställer också transportörens ansvar vid förlust, skada eller försening, begränsat till 8,33 SDR per kilo.
Fraktsedeln upprättas i flera exemplar: ett för avsändaren, ett som följer godset till mottagaren och ett för transportören. Avsändare och chaufför signerar vid hämtning, mottagaren vid leverans. Utan signerad CMR blir det svårt att bevisa vad som lämnats och i vilket skick.
Så fyller du i en CMR-fraktsedel – fält för fält (Sverige–Frankrike)
CMR-fraktsedeln har numrerade, standardiserade fält som läses av chaufförer i flera länder. Fyll i varje fält läsligt och på ett språk som fungerar hela vägen, i praktiken engelska eller franska för godsbeskrivningen. Tabellen visar de fält som oftast blir fel i en sändning från Sverige till Frankrike och vad de ska innehålla.
| Fält | Innehåll | Exempel Sverige–Frankrike |
|---|---|---|
| 1 Avsändare | Företagsnamn, adress, kontakt, telefon | Svenskt bolag med org.nr och hämtningsadress i Jönköping |
| 2 Mottagare | Företagsnamn, leveransadress, kontakt, telefon | Fransk kund med postnummer och ort, kontakt på lagret |
| 4 Plats och datum för mottagande | Hämtningsort och datum | Jönköping, hämtningsdag |
| 6–12 Gods | Antal kolli, märkning, godsslag, bruttovikt | 4 pallar, maskindelar, plastade, ej staplingsbara, bruttovikt |
| 13 Avsändarens instruktioner | Avisering, tidslucka, bakgavellyft | Ring mottagaren dagen före, lossning med bakgavellyft |
| 16–17 Transportör | Transportörens namn och registreringsnummer | Fylls i av transportören vid hämtning |
Vem ansvarar för CMR:n: avsändare, speditör eller transportör?
Enligt konventionen upprättas fraktsedeln av avsändaren, som ansvarar för att uppgifterna om godset är riktiga. I praktiken förifyller speditören eller transportören den utifrån din offertförfrågan, och du kontrollerar och signerar vid hämtningen. Kontrollera framför allt antal kolli, bruttovikt och leveransadress – det är de uppgifter som avgör en eventuell reklamation.
Handelsfaktura och packlista: uppgifter franska mottagare kräver
Handelsfakturan, eller i andra hand en följesedel, identifierar godset, mängden och värdet. Chauffören kräver den inte, men vid vägkontroll, tvist eller skada är den oumbärlig. En packlista anger innehållet per pall när sändningen är blandad. Franska mottagare förväntar sig att fakturans uppgifter stämmer exakt med CMR:n och med de pallar som lossas.
- Säljarens och köparens VAT-nummer samt fakturanummer och datum.
- Varubeskrivning med antal, enhet och tullstatistiskt nummer (KN-nummer) om du rapporterar Intrastat.
- Belopp exklusive moms med texten för omvänd betalningsskyldighet.
- Incoterm och leveransort, till exempel DAP med mottagarens ort.
- Ordernummer och kollireferens som mottagarens lager kan matcha vid inleverans.
VAT-nummer: kontrollera köparens franska nummer i VIES
Ett franskt VAT-nummer består av landskoden FR, två kontrolltecken och företagets nio siffror (SIREN). Innan första leveransen kontrollerar du numret i VIES, EU:s system för momsregistreringsnummer. Är numret ogiltigt förlorar du rätten att fakturera utan moms och riskerar att få betala svensk moms i efterhand. Spara utskriften från kontrollen som underlag.
Moms vid unionsintern försäljning: fakturatext och omvänd betalningsskyldighet
Försäljning av varor som transporteras från Sverige till ett momsregistrerat företag i Frankrike är en unionsintern försäljning: du fakturerar utan moms, anger båda VAT-numren och en hänvisning till att köparen ska redovisa momsen. Köparen redovisar fransk moms genom omvänd betalningsskyldighet. Du redovisar försäljningen i momsdeklarationen och i den periodiska sammanställningen.
Intrastat: när din export till Frankrike ska rapporteras
Intrastat är den statistiska rapporteringen av varuhandel mellan EU-länder. Skyldigheten inträder när företagets utförsel till andra medlemsländer överstiger det tröskelvärde som Statistiska centralbyrån fastställer per år. Har du passerat gränsen rapporterar du månadsvis med KN-nummer, vikt och värde per vara och mottagarland. En enstaka pall utlöser i sig ingen rapportering.
Incoterms 2020 för vägtransport: EXW, FCA, CPT, DAP och DDP
Incoterms är internationella leveransvillkor som fördelar uppgifter, kostnader och risk mellan säljare och köpare. De gäller köpeavtalet, inte transportavtalet, och avgör vem som beställer transporten, vem som betalar den, när risken går över och vem som bör försäkra godset. För vägtransport inom EU används i praktiken fem av dem.
| Incoterm | Vem ordnar transporten | Riskövergång | Typisk användning |
|---|---|---|---|
| EXW – fritt fabrik | Köparen | När godset ställs till förfogande hos säljaren | Köpare med egen logistik |
| FCA – fritt fraktföraren | Köparen; säljaren lastar | Vid lastning på köparens bil | Vanlig kompromiss i B2B |
| CPT / CIP – fraktfritt | Säljaren, till avtalad ort | Vid överlämnande till första transportören | Säljare som säljer fritt levererat |
| DAP – levererat angiven plats | Säljaren | Vid ankomst, före lossning | Leverans till kundens lager |
| DPU – levererat lossat | Säljaren, inklusive lossning | Efter lossning | Mottagare utan lossningsutrustning |
| DDP – levererat förtullat | Säljaren, inklusive skatter | Vid ankomst | Sällsynt inom EU |
Vilken Incoterm mot en fransk kund – och vad den betyder för fraktkostnaden
Incotermen avgör om det är du som ska begära offert. Vid EXW eller FCA ordnar köparen transporten; vid DAP eller DDP gör säljaren det. Säljer du DAP till en kund i Lyon är frakten din kostnad och ska in i priset. Köper du EXW hos en leverantör i Frankrike är det du som bokar hämtningen på leverantörens adress.
Farligt gods: godsdeklaration, UN-nummer och begränsad mängd
Farligt gods enligt ADR kräver en godsdeklaration med UN-nummer, officiell transportbenämning, klass och förpackningsgrupp, godkänt emballage, märkning och etikettering samt en transportör med behörig chaufför. Begränsad mängd, LQ, ger lättnader för små förpackningar. Ange UN-nummer och mängd i offertförfrågan, så avgörs om sändningen kan gå som styckegods.
Alkohol och punktskattepliktiga varor: EMCS och e-AD
Vin, sprit, öl och tobak är punktskattepliktiga och flyttas mellan EU-länder under skatteuppskov med ett elektroniskt administrativt dokument, e-AD, i systemet EMCS. Avsändaren i Frankrike måste vara godkänd avsändare och mottagaren i Sverige godkänd upplagshavare eller registrerad varumottagare hos Skatteverket. Transportören kör med e-AD-referensen på fraktsedeln.
Leveransbevis (POD) och reklamation enligt CMR – tidsfrister att hålla
Mottagarens signatur på CMR:n är leveransbeviset, POD. Synliga skador ska antecknas på fraktsedeln innan signering, med konkret beskrivning: antal skadade kolli, typ av skada. Dolda skador ska reklameras skriftligen till transportören inom sju dagar efter leverans, söndagar och helgdagar oräknade. Försening ska reklameras inom tjugoen dagar. Sena reklamationer avvisas.
Digital CMR (e-CMR) – var står Sverige och Frankrike
e-CMR ersätter pappersfraktsedeln med ett digitalt dokument som signeras på mobil enhet i varje led. Både Sverige och Frankrike har anslutit sig till tilläggsprotokollet om elektronisk fraktsedel, och de stora nätverken inför e-CMR successivt. För avsändaren innebär det ett tidsstämplat leveransbevis direkt i systemet och inga borttappade original.
Checklista före avgång
Kontrollera innan bilen kommer att varje dokument är klart och stämmer med det gods som faktiskt ställts fram. En avvikelse mellan CMR, faktura och pallarna på kajen är den vanligaste orsaken till tvist och försening. Listan tar två minuter att gå igenom och sparar timmar av diskussion i efterhand.
- CMR förifylld med avsändare, mottagare, antal pallar, bruttovikt och godsslag.
- Handelsfaktura eller följesedel som stämmer exakt med pallarna på kajen.
- Båda parternas VAT-nummer kontrollerade i VIES, utskrift sparad.
- Avtalad Incoterm känd och förenlig med vem som bokat transporten.
- Godsdeklaration ADR eller e-AD klar om godset kräver det.
- Kontaktperson och telefon hos mottagaren antecknade för chauffören.
Begär offert – vi hjälper till med dokumenten
FAQ
- Behövs CMR-fraktsedel för en pall inom EU?
- Ja. CMR-konventionen gäller all internationell vägtransport av gods mot betalning mellan två länder där minst ett anslutit sig, vilket omfattar alla EU-länder. Fraktsedeln bekräftar transportavtalet, bevisar att godset lämnats och fastställer transportörens ansvar. I praktiken upprättar speditören eller transportören den åt dig utifrån offertförfrågan; du kontrollerar uppgifterna och signerar vid hämtningen.
- Var hittar jag en mall för CMR-fraktsedel på svenska?
- Transportbranschens organisationer och de stora nätverken tillhandahåller CMR-blanketter med fasta, numrerade fält på flera språk, ofta med svensk text bredvid engelsk och fransk. Bokar du transporten genom FreightMaster behöver du ingen egen mall: fraktsedeln förifylls utifrån dina uppgifter och chauffören har den med sig vid hämtningen. Du behöver bara kontrollera och signera.
- Ska jag fakturera med eller utan moms till ett företag i Frankrike?
- Utan moms, förutsatt att köparen är momsregistrerad i Frankrike, att du anger båda VAT-numren på fakturan med hänvisning till omvänd betalningsskyldighet och att godset faktiskt transporteras från Sverige till ett annat EU-land. Kontrollera köparens nummer i VIES före leverans och spara den signerade CMR:n som transportbevis. Saknas något av villkoren ska svensk moms debiteras.
- Vilken Incoterm är vanligast för pallfrakt till Frankrike?
- DAP är vanligast när en svensk säljare levererar till en fransk kund: säljaren ordnar och betalar transporten fram till kundens adress, köparen lossar. Vid inköp från Frankrike till Sverige är EXW eller FCA vanligast, då köparen bokar hämtningen. FCA är ofta den bättre kompromissen, eftersom säljaren då ansvarar för lastningen på bilen.
- Vad händer om mottagarens VAT-nummer inte är giltigt?
- Då uppfylls inte villkoren för unionsintern försäljning och du ska debitera svensk moms på fakturan. Har du redan fakturerat utan moms kan Skatteverket kräva momsen av dig i efterhand. Be kunden kontrollera sin registrering och återkom med ett giltigt nummer innan leverans. Transportofferten påverkas på samma sätt: utan giltigt VAT-nummer kan transporttjänsten inte faktureras utan moms.
- Måste jag rapportera Intrastat för en enda pall?
- Inte på grund av pallen i sig. Intrastat-skyldigheten beror på företagets totala utförsel till andra EU-länder under året: först när den överstiger det tröskelvärde som Statistiska centralbyrån fastställer ska du rapportera månadsvis. Ligger du över tröskeln ska varje leverans ingå, även små. Ligger du under behöver du inte rapportera alls, men försäljningen redovisas ändå i den periodiska sammanställningen.